כל בעל עסק יודע שכדאי להתנהל נכון ובאופן חוקי הוא צריך להוציא חשבונית / קבלה על כל עסקה שהוא עושה ותשולם שהוא מקבל.
עד שנות האלפיים עסקים קטנים היו מוציאים קבלות פיזיות, על דף נייר עם שני העתקים. בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים קטנים מגלים את היתרונות של מערכות שמאפשרות הוצאת חשבונית ירוקה.
הבעיות היו שהיה יותר קשה לשמור גיבוי, סה"כ יש לך כמה עותקים פיזיים בפנקס שיכול להעלם או להינזק (קפה וכו') ואז במקרה כזה צריך לשחזר מה היה בפנקס.
חשבוניות דיגיטליות מאפשרות הרבה יתרונות:
רובן מאפשרות להוציא קבלה כמעט מכל מקום באמצעות גישה למערכת באמצעות הטלפון החכם, כך שלא צריך להיסחב לכל מקום עם פנקס הקבלות שלך, שחס וחלילה אתה גם עלול לאבד.
עוד יתרון של המערכות האלו, הוא היכולת לשלוח את המסמכים במייל. רוב המערכות יודעות לייצר קובץ שנשלח באופן אוטומטי ללקוח באת הנפקת החשבונית. זה חשוב במיוחד לאנשים שעובדים מהבית או עם לקוחות מרוחקים.
כמו כן קל יתור לשמור את המסמכים, מעבר לעותק שיש אתה שולח ללקוח, נשמרים העתקים נוספים במערכת עבורך, וכמובן אתה יכול לשלוח לעצמך ולרואה חשבון שלך את העתקים גם בדוא"ל.
חשבונית ירוקה וסליקת אשראי
רוב המערכות המקוונות להוצאת חשבוניות מאפשרות גם לסלוק אשראי. היתרון שסולקים דרך המערכות האלו אשראי הוא הנוחות, לא צריך לעבוד עם כמה מערכות שלא מסונכרנות אחת לשניה, אלא אפשר להתשמש במערכת אחת שיודעת לעשות הכל.
אפשר לסלוק אשראי באמצעות הזנת פרטי אשראי במערכת של הלקוח ואז באופן אוטמטי יוצאת ללקוח קבלה על התשלום, אין צורך להוציא קבלה כפולה-לבצע חיוב ואז לנסות לבצע חיוב אשראי.
אופציה נוספת מאפשרת חלק מהמערכות הוא עמוד תשלום. מדובר בעמוד אותו אתה יכול לשלוח אל הלקוח ושם הוא משלם בעצמו על המוצר או השירות שלך. זו אופציה מצוינת אם אתה מוכר מוצר או שירות.
חלק גדול מהמערוכת מאפשרות גם לסלוק אשראי דרך ספק חיצוני ולא ישירות דרך חברות האשראי, מה שלעיתים מוזיל לעסקים קטנים את העלות החודשית. מצד שני עלות הסליקה יכולה להיות יקרה יחסית.
דברים שצריך לקחת בחשבון בשירותי הוצאת חשבונית
יש הרבה מערכות להוצאת חשבוניות דיגיטליות, לכל אחת יש מחירים שונים ויכולות שונות. לכן שבאים לבחור מערכת דגיטלית יש כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון:
עלויות – יכולים להיות הבדלים של עשרות שקלים בחודש בין השירותים השונים, שבפועל מאפשרים יכולות מאוד דומות. לכאן כדאי לעשות השוואה האם השירות שאתם משתמשים בו אכן נותן מחיר אטרקטיבי מספיק עבורכם. לעתים לעסקים שונים בחינת העלויות שונה, לעסק שמוציא מעט קבלות וחשבוניות יעדיף תשלום חודשי בעוד עסק שסולק הרבה יעדיף חשבוניות יהיה בסדר עם תשלום חודשי גבוהה יותר כל עוד אך יהיה חשוב לו שעלות לחשבונית תהיה נמוכה.
ממשק – עוד אלמנט שיש הבדלים משמעותיים בין המערכות הוא נוחות השימוש. ככל שהמערכת שאנחנו משתמשים בה יותר נוחה לנו, אנחנו יותר נהנה ופחות נהיה מתוסכלים לעשות בה שימוש. גם לעיתים זה יכול לחסוך לנו זמן, דבר שחשוב אם עושים שימוש גדול בשירות.
יש הבדלים גדולים בין הממשקים השונים יש מערכות שנראות מיושנות, בעוד יש מערכות עם עיצובי פה ונוחות שימוש גבוהה. כדאי לבחור מערכת שנעים לנו לעבוד איתה.
רמת וסוג השירות – עוד דברים שחשוב לקחת בחשבון הוא רמת השירות וסוג השירות שכל מערכת נותנים. מבחינת רמת השירות, יש מערכות שנותנות שירות מהיר ויש כאלו שיותר קשה לקבל מענה, דבר שיכול לתקוע אתכם באמצע עבודה כאשר אתם זקוקים לתמיכה טכנית.
מבחינת סוג השירות, יש חברות שנותנות שירות בטלפון, יש כאלו שרק בדוא"ל ויש כאלו שגם וגם, אם אתם מעדיפים לקבל שירות בדרך מסוימת זה דבר שכדאי לקחת בחשבון.
לסיום
יש הרבה מערכות בשוק שיאפשרו לכם להוציא חשבונית וקבלות בצורה דיגיטלית. בבחירה של המערכות השונות כדאי לשים לב לנוחות השימוש שלכם במערכת, לרמת השירות שתקבלו, לתמיכה שאפשרות מתקדמות וכמובן לעלויות התשלום החודשי.
המבחר יכול לבלבל אבל מצד שני הוא גם נותן הרבה אפשרויות, כך שלא צריך להתפשר על מערכת שלא עונה על הצרכים והתקציב שלכם.
- קניית עוקבים איכותיים באינסטגרם - 5 ביולי 2021
- פודקאסטים שיווק - 3 בינואר 2021
- הנגשת אתר אינטרנט - 22 ביוני 2020